Testo unico delle disposizioni
legislative e regolamentari in materia di documentazione
amministrativa
Gazz. Uff. 20 febbraio 2001, n.
42, S.O.
IL
PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
VISTO
l'articolo 87, comma quinto, della Costituzione;
VISTO
l'articolo 7 della legge 8 marzo 1999, n. 50, come modificato
dall'articolo 1, comma 6, lettera e), della legge 24 novembre 2000,
n. 340;
VISTO il punto
4) dell'allegato 3 della legge 8 marzo 1999, n. 50;
VISTO il
decreto legislativo recante testo unico delle disposizioni
legislative in materia di documentazione amministrativa;
VISTO il
decreto del Presidente della Repubblica recante il testo unico delle
disposizioni regolamentari in materia di documentazione
amministrativa;
VISTE le
preliminari deliberazioni del Consiglio dei Ministri, adottate nelle
riunioni del 25 agosto 2000 e del 6 ottobre 2000;
VISTO il
parere della Conferenza Stato-città, ai sensi dell'articolo 8 del
decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281, espresso nella riunione
del 14 settembre 2000;
UDITO il
parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per
gli alti normativi dell'adunanza del 18 settembre 2000;
ACQUISITO il
parere delle competenti Commissioni della Camera dei deputati e del
Senato della Repubblica;
VISTA la
deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione
del 15 dicembre 2000;
Sulla proposta
del Presidente del Consiglio dei Ministri e del Ministro per la
funzione pubblica, di concerto con i Ministri dell'interno e della
giustizia;
EMANA
il seguente
decreto:
DECRETO
DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA RECANTE IL TESTO UNICO DELLE
DISPOSIZIONI LEGISLATIVE E REGOLAMENTARI
IN MATERIA DI
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
CAPO
I
DEFINIZIONI E AMBITO DI APPLICAZIONE
Articolo 1
(R)
Definizioni
1. Ai fini del presente testo
unico si intende per:
a) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO ogni
rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche
interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai
fini dell'attività amministrativa. Le relative modalità di
trasmissione sono quelle indicate al capo II, sezione III del
presente testo unico.
b) DOCUMENTO INFORMATICO la
rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti.
c) DOCUMENTO DI RICONOSCIMENTO ogni documento munito
di fotografia del titolare e rilasciato, su supporto cartaceo,
magnetico o informatico, da una pubblica amministrazione italiana o
di altri Stati, che consente l' identificazione personale del
titolare.
d) DOCUMENTO D'IDENTITÀ la carta di identità ed ogni
altro documento munito di fotografia rilasciato, su supporto
cartaceo, magnetico o informatico, dall'amministrazione competente
dello Stato italiano o di altri Stati, con la finalità prevalente di
dimostrare l'identità personale del suo titolare.
e) DOCUMENTO
D'IDENTITÀ ELETTRONICO il documento analogo alla carta d'identità
elettronica rilasciato dal comune fino al compimento del
quindicesimo anno di età.
f) CERTIFICATO il documento rilasciato
da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione,
riproduzione e partecipazione a terzi di stati, qualità personali e
fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque
accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche.
g)
DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE il documento,
sottoscritto dall'interessato, prodotto in sostituzione dei
certificati di cui alla lettera f).
h) DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA
DI ATTO DI NOTORIETA' il documento, sottoscritto dall'interessato,
concernente stati, qualità personali e fatti, che siano a diretta
conoscenza di questi, resa nelle forme previste dal presente testo
unico.
i) AUTENTICAZIONE DI SOTTOSCRIZIONE l'attestazione, da
parte di un pubblico ufficiale, che la sottoscrizione è stata
apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità della
persona che sottoscrive.
l) LEGALIZZAZIONE DI FIRMA
l'attestazione ufficiale della legale qualità di chi ha apposto la
propria firma sopra atti, certificati, copie ed estratti, nonché
dell'autenticità della firma stessa.
m) LEGALIZZAZIONE DI
FOTOGRAFIA l'attestazione, da parte di una pubblica amministrazione
competente, che un'immagine fotografica corrisponde alla persona
dell'interessato.
n) FIRMA DIGITALE il risultato della procedura
informatica (validazione) basata su un sistema di chiavi
asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al
sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite
la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di
verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico
o di un insieme di documenti informatici.
o) AMMINISTRAZIONI
PROCEDENTI le amministrazioni e, nei rapporti con l'utenza, i
gestori di pubblici servizi che ricevono le dichiarazioni
sostitutive di cui alle lettere g) e h) o provvedono agli
accertamenti d'ufficio ai sensi dell'art. 43.
p) AMMINISTRAZIONI
CERTIFICANTI le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi che
detengono nei propri archivi le informazioni e i dati contenuti
nelle dichiarazioni sostitutive, o richiesti direttamente dalle
amministrazioni procedenti ai sensi degli articoli 43 e 71.
q)
GESTIONE DEI DOCUMENTI l'insieme delle attività finalizzate alla
registrazione di protocollo e alla classificazione, organizzazione,
assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o
acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato; essa è effettuata mediante
sistemi informativi automatizzati.
r) SISTEMA DI GESTIONE
INFORMATICA DEI DOCUMENTI l'insieme delle risorse di calcolo, degli
apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche
utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei
documenti.
s) SEGNATURA DI PROTOCOLLO l'apposizione o
l'associazione, all'originale del documento, in forma permanente e
non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Articolo 2 (L)
Oggetto
1. Le norme
del presente testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la
tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e
documenti da parte di organi della pubblica amministrazione;
disciplinano altresì la produzione di atti e documenti agli organi
della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi
nei rapporti tra loro e in quelli con l'utenza, e ai privati che vi
consentono. Le norme concernenti i documenti informatici e la firma
digitale, contenute nel capo II, si applicano anche nei rapporti tra
privati come previsto dall'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo
1997, n. 59.
Articolo 3
(R)
Soggetti
1. Le disposizioni del presente testo
unico si applicano ai cittadini italiani e dell'Unione europea, alle
persone giuridiche, alle società di persone, alle pubbliche
amministrazioni e agli enti, alle associazioni e ai comitati aventi
sede legale in Italia o in uno dei Paesi dell'Unione europea.
(R)
2. I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione
regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente
agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o
attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le
speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti
concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello
straniero. (R)
3. Al di fuori dei casi previsti al comma
2, i cittadini di Stati non appartenenti all'Unione autorizzati a
soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le
dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in
cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di
convenzioni internazionali fra l'Italia ed il Paese di provenienza
del dichiarante. (R)
4. Al di fuori dei casi di cui ai
commi 2 e 3 gli stati, le qualità personali e i fatti, sono
documentati mediante certificati o attestazioni rilasciati dalla
competente autorità dello Stato estero, corredati di traduzione in
lingua italiana autenticata dall'autorità consolare italiana che ne
attesta la conformità all'originale, dopo aver ammonito
l'interessato sulle conseguenze penali della produzione di atti o
documenti non veritieri.
Articolo 4 (R)
Impedimento alla
sottoscrizione e alla dichiarazione
1. La dichiarazione di
chi non sa o non può firmare è raccolta dal pubblico ufficiale
previo accertamento dell'identità del dichiarante. Il pubblico
ufficiale attesta che la dichiarazione è stata a lui resa
dall'interessato in presenza di un impedimento a sottoscrivere.
(R)
2. La dichiarazione nell'interesse di chi si trovi in
una situazione di impedimento temporaneo, per ragioni connesse allo
stato di salute, è sostituita dalla dichiarazione, contenente
espressa indicazione dell'esistenza di un impedimento, resa dal
coniuge o, in sua assenza, dai figli o, in mancanza di questi, da
altro parente in linea retta o collaterale fino al terzo grado, al
pubblico ufficiale, previo accertamento dell'identità del
dichiarante. (R)
3. Le disposizioni del presente articolo
non si applicano in materia di dichiarazioni fiscali.
(R)
Articolo 5
(L)
Rappresentanza legale
1. Se l'interessato è
soggetto alla potestà dei genitori, a tutela, o a curatela, le
dichiarazioni e i documenti previsti dal presente testo unico sono
sottoscritti rispettivamente dal genitore esercente la potestà, dal
tutore, o dall'interessato stesso con l'assistenza del
curatore.
CAPO
II
DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA
SEZIONE
I
DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E ATTI PUBBLICI
Articolo 6
(L-R)
Riproduzione e conservazione di documenti
1.
Le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facoltà di
sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le
scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per
legge o regolamento è prescritta la conservazione, con la loro
riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro
mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali.
(L)
2. Gli obblighi di conservazione ed esibizione dei
documenti di cui al comma 1 si intendono soddisfatti, sia ai fini
amministrativi che probatori, anche se realizzati su supporto ottico
quando le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche
dettate dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione. (L)
3. I limiti e le modalità tecniche
della riproduzione e dell'autenticazione dei documenti di cui al
comma 1, su supporto fotografico o con altro mezzo tecnico idoneo a
garantire la conformità agli originali, sono stabiliti con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri.
4. Sono fatti salvi i
poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali
sugli archivi delle amministrazioni pubbliche e sugli archivi
privati dichiarati di notevole interesse storico, ai sensi delle
disposizioni del Capo II del decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.
490.
Articolo 7
(L)
Redazione e stesura di atti pubblici
1. Le
leggi, i decreti, gli atti ricevuti dai notai, tutti gli altri atti
pubblici, e le certificazioni sono redatti, anche promiscuamente,
con qualunque mezzo idoneo, atto a garantirne la conservazione nel
tempo.
2. Il testo degli atti pubblici comunque redatti non deve
contenere lacune, aggiunte, abbreviazioni, correzioni, alterazioni o
abrasioni. Sono ammesse abbreviazioni, acronimi, ed espressioni in
lingua straniera, di uso comune. Qualora risulti necessario
apportare variazioni al testo, si provvede in modo che la precedente
stesura resti leggibile.
SEZIONE
II
DOCUMENTO INFORMATICO
Articolo 8
(R)
Documento informatico
1. Il documento
informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto
informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi
e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle
disposizioni del presente testo unico.
2. Le regole tecniche per
la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione,
la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti
informatici sono definite con decreto del Presidente del Consiglio
dei Ministri sentiti l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione e il Garante per la protezione dei dati personali.
Esse sono adeguate alle esigenze dettate dall'evoluzione delle
conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno biennale.
3. Con il medesimo decreto del Presidente del Consiglio dei
Ministri sono definite le misure tecniche, organizzative e
gestionali volte a garantire l'integrità, la disponibilità e la
riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico
anche con riferimento all'eventuale uso di chiavi biometriche di cui
all'articolo 22, lettera e).
4. Restano ferme le disposizioni di
legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali.
Articolo 9
(R)
Documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni
1. Gli atti formati con strumenti
informatici, i dati e i documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni, costituiscono informazione primaria ed originale da
cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto,
riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
2.
Nelle operazioni riguardanti le attività di produzione, immissione,
conservazione, riproduzione e trasmissione di dati, documenti ed
atti amministrativi con sistemi informatici e telematici, ivi
compresa l'emanazione degli atti con i medesimi sistemi, devono
essere indicati e resi facilmente individuabili sia i dati relativi
alle amministrazioni interessate sia il soggetto che ha effettuato
l'operazione.
3. Le pubbliche amministrazioni provvedono a
definire e a rendere disponibili per via telematica moduli e
formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.
4. Le
regole tecniche in materia di formazione e conservazione di
documenti informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione
d'intesa con l'amministrazione degli archivi di Stato e, per il
materiale classificato, con le Amministrazioni della difesa,
dell'interno e delle finanze, rispettivamente competenti.
Articolo 10
(R)
Forma ed efficacia del documento informatico
1.
Il documento informatico sottoscritto con firma digitale, redatto in
conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2 e per
le pubbliche amministrazioni, anche di quelle di cui all'articolo 9,
comma 4, soddisfa il requisito legale della forma scritta e ha
efficacia probatoria ai sensi dell'articolo 2712 del Codice
civile.
2. Gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici
ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto sono assolti
secondo le modalità definite con decreto del Ministro delle finanze.
3. Il documento informatico, sottoscritto con firma digitale ai
sensi dell'articolo 23, ha efficacia di scrittura privata ai sensi
dell'articolo 2702 del codice civile.
4. Il documento informatico
redatto in conformità alle regole tecniche di cui all'articolo 8,
comma 2 soddisfa l'obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti
del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o
regolamentare.
Articolo 11
(R)
Contratti stipulati con strumenti informatici o per
via telematica
1. I contratti stipulati con strumenti
informatici o per via telematica mediante l'uso della firma digitale
secondo le disposizioni del presente testo unico sono validi e
rilevanti a tutti gli effetti di legge.
2. Ai contratti indicati
al comma 1 si applicano le vigenti disposizioni in materia di
contratti negoziati al di fuori dei locali commerciali.
Articolo 12
(R)
Pagamenti informatici
1. Il trasferimento
elettronico dei pagamenti tra privati, pubbliche amministrazioni e
tra queste e soggetti privati è effettuato secondo le regole
tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma 2.
Articolo 13
(R)
Libri e scritture
1. I libri, i repertori e le
scritture, ivi compresi quelli previsti dalla legge sull'ordinamento
del notariato e degli archivi notarili di cui sia obbligatoria la
tenuta possono essere formati e conservati su supporti informatici
in conformità alle disposizioni del presente testo unico e secondo
le regole tecniche definite col decreto di cui all'articolo 8, comma
2.
SEZIONE
III
TRASMISSIONE DI DOCUMENTI
Articolo 14
(R)
Trasmissione del documento informatico
1. Il
documento informatico trasmesso per via telematica si intende
inviato e pervenuto al destinatario, se trasmesso all'indirizzo
elettronico da questi dichiarato.
2. La data e l'ora di
formazione, di trasmissione o di ricezione di un documento
informatico, redatto in conformità alle disposizioni del presente
testo unico e alle regole tecniche di cui agli articoli 8, comma 2 e
9, comma 4, sono opponibili ai terzi.
3. La trasmissione del
documento informatico per via telematica, con modalità che
assicurino l'avvenuta consegna, equivale alla notificazione per
mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.
Articolo 15
(L)
Trasmissione dall'estero di atti agli uffici di stato
civile
1. In materia di trasmissione di atti o copie di atti
di stato civile o di dati concernenti la cittadinanza da parte delle
rappresentanze diplomatiche e consolari italiane, si osservano le
disposizioni speciali sulle funzioni e sui poteri
consolari.
Articolo 16
(R)
Riservatezza dei dati personali contenuti nei
documenti trasmessi
1. Al fine di tutelare la riservatezza
dei dati personali di cui agli articoli 22 e 24 della legge 31
dicembre 1996, n. 675, i certificati ed i documenti trasmessi ad
altre pubbliche amministrazioni possono contenere soltanto le
informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da
legge o da regolamento e strettamente necessarie per il
perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite.
2.
Ai fini della dichiarazione di nascita il certificato di assistenza
al parto è sempre sostituito da una semplice attestazione contenente
i soli dati richiesti nei registri di nascita.
3. Ai fini
statistici, i direttori sanitari inviano copia del certificato di
assistenza al parto, privo di elementi identificativi diretti delle
persone interessate, ai competenti enti ed uffici del Sistema
statistico nazionale, secondo modalità preventivamente concordate.
L'Istituto nazionale di statistica, sentiti il Ministero della
sanità e il Garante per la protezione dei dati personali, determina
nuove modalità tecniche e procedure per la rilevazione dei dati
statistici di base relativi agli eventi di nascita e per
l'acquisizione dei dati relativi ai nati affetti da malformazioni e
ai nati morti nel rispetto dei princìpi contenuti nelle disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
Articolo 17
(R)
Segretezza della corrispondenza trasmessa per via
telematica
1. Gli addetti alle operazioni di trasmissione
per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti
informatici non possono prendere cognizione della corrispondenza
telematica, duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a
qualsiasi titolo informazioni anche in forma sintetica o per
estratto sull'esistenza o sul contenuto di corrispondenza,
comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si
tratti di informazioni per loro natura o per espressa indicazione
del mittente destinate ad essere rese pubbliche.
2. Agli effetti
del presente testo unico, gli atti, i dati e i documenti trasmessi
per via telematica si considerano, nei confronti del gestore del
sistema di trasporto delle informazioni, di proprietà del mittente
sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario.
SEZIONE
IV
COPIE AUTENTICHE, AUTENTICAZIONE DI
SOTTOSCRIZIONI
Articolo 18
(L-R)
Copie autentiche
1. Le copie autentiche,
totali o parziali, di atti e documenti possono essere ottenute con
qualsiasi procedimento che dia garanzia della riproduzione fedele e
duratura dell'atto o documento. Esse possono essere validamente
prodotte in luogo degli originali. (L)
2.
L'autenticazione delle copie può essere fatta dal pubblico ufficiale
dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l'originale,
o al quale deve essere prodotto il documento, nonché da un notaio,
cancelliere, segretario comunale, o altro funzionario incaricato dal
sindaco. Essa consiste nell'attestazione di conformità con
l'originale scritta alla fine della copia, a cura del pubblico
ufficiale autorizzato, il quale deve altresì indicare la data e il
luogo del rilascio, il numero dei fogli impiegati, il proprio nome e
cognome, la qualifica rivestita nonché apporre la propria firma per
esteso ed il timbro dell'ufficio. Se la copia dell'atto o documento
consta di più fogli il pubblico ufficiale appone la propria firma a
margine di ciascun foglio intermedio. Per le copie di atti e
documenti informatici si applicano le disposizioni contenute
nell'articolo 20. (L)
3. Nei casi in cui l'interessato
debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici
servizi copia autentica di un documento, l'autenticazione della
copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da
qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione,
su esibizione dell'originale e senza obbligo di deposito dello
stesso presso l'amministrazione procedente. In tal caso la copia
autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.
(R)
Articolo 19
(R)
Modalità alternative all'autenticazione di copie
1. La dichiarazione sostitutiva dell'atto di notorietà di
cui all'articolo 47 può riguardare anche il fatto che la copia di un
atto o di un documento conservato o rilasciato da una pubblica
amministrazione, la copia di una pubblicazione ovvero la copia di
titoli di studio o di servizio sono conformi all'originale. Tale
dichiarazione può altresì riguardare la conformità all'originale
della copia dei documenti fiscali che devono essere
obbligatoriamente conservati dai privati.
Articolo 20
(R)
Copie di atti e documenti informatici
1. I
duplicati, le copie, gli estratti del documento informatico, anche
se riprodotti su diversi tipi di supporto, sono validi a tutti gli
effetti di legge se conformi alle disposizioni del presente testo
unico.
2. I documenti informatici contenenti copia o riproduzione
di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi
gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo, spediti o
rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici
ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e
2715 del codice civile, se ad essi è apposta o associata la firma
digitale di colui che li spedisce o rilascia, secondo le
disposizioni del presente testo unico.
3. Le copie su supporto
informatico di documenti, formati in origine su supporto cartaceo o,
comunque, non informatico, sostituiscono, ad ogni effetto di legge,
gli originali da cui sono tratte se la loro conformità all'originale
è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò
autorizzato, con dichiarazione allegata al documento informatico e
asseverata secondo le regole tecniche di cui all'articolo 8, comma
2.
4. La spedizione o il rilascio di copie di atti e documenti di
cui al comma 2 esonera dalla produzione e dalla esibizione
dell'originale formato su supporto cartaceo quando richieste ad ogni
effetto di legge.
5. Gli obblighi di conservazione e di
esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente si
intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di
documenti informatici, se le procedure utilizzate sono conformi alle
regole tecniche dettate nell'articolo 8, comma 2.
Articolo 21
(R)
Autenticazione delle
sottoscrizioni
1. L'autenticità della sottoscrizione di
qualsiasi istanza o dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà
da produrre agli organi della pubblica amministrazione, nonché ai
gestori di servizi pubblici è garantita con le modalità di cui
all'art. 38, comma 2 e comma 3. (R)
2. Se l'istanza o la
dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà è presentata a
soggetti diversi da quelli indicati al comma 1 o a questi ultimi al
fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici,
l'autenticazione è redatta da un notaio, cancelliere, segretario
comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o
altro dipendente incaricato dal Sindaco; in tale ultimo caso,
l'autenticazione è redatta di seguito alla sottoscrizione e il
pubblico ufficiale, che autentica, attesta che la sottoscrizione è
stata apposta in sua presenza, previo accertamento dell'identità del
dichiarante, indicando le modalità di identificazione, la data ed il
luogo di autenticazione, il proprio nome, cognome e la qualifica
rivestita, nonché apponendo la propria firma e il timbro
dell'ufficio. (R)
SEZIONE
V
FIRMA DIGITALE
Articolo 22
(R)
Definizioni
1. Ai fini del presente Testo
unico si intende:
a) per sistema di validazione, il sistema
informatico e crittografico in grado di generare ed apporre la firma
digitale o di verificarne la validità;
b) per chiavi
asimmetriche, la coppia di chiavi crittografiche, una privata ed una
pubblica, correlate tra loro, da utilizzarsi nell'ambito dei sistemi
di validazione o di cifratura di documenti informatici;
c) per
chiave privata, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche,
destinato ad essere conosciuto soltanto dal soggetto titolare,
mediante il quale si appone la firma digitale sul documento
informatico o si decifra il documento informatico in precedenza
cifrato mediante la corrispondente chiave pubblica;
d) per chiave
pubblica, l'elemento della coppia di chiavi asimmetriche destinato
ad essere reso pubblico, con il quale si verifica la firma digitale
apposta sul documento informatico dal titolare delle chiavi
asimmetriche o si cifrano i documenti informatici da trasmettere al
titolare delle predette chiavi;
e) per chiave biometrica, la
sequenza di codici informatici utilizzati nell'ambito di meccanismi
di sicurezza che impiegano metodi di verifica dell'identità
personale basati su specifiche caratteristiche fisiche dell'utente;
f) per certificazione, il risultato della procedura informatica,
applicata alla chiave pubblica e rilevabile dai sistemi di
validazione, mediante la quale si garantisce la corrispondenza
biunivoca tra chiave pubblica e soggetto titolare cui essa
appartiene, si identifica quest'ultimo e si attesta il periodo di
validità della predetta chiave ed il termine di scadenza del
relativo certificato, in ogni caso non superiore a tre anni;
g)
per validazione temporale, il risultato della procedura informatica,
con cui si attribuiscono, ad uno o più documenti informatici, una
data ed un orario opponibili ai terzi;
h) per indirizzo
elettronico, l'identificatore di una risorsa fisica o logica in
grado di ricevere e registrare documenti informatici;
i) per
certificatore, il soggetto pubblico o privato che effettua la
certificazione, rilascia il certificato della chiave pubblica, lo
pubblica unitamente a quest'ultima, pubblica ed aggiorna gli elenchi
dei certificati sospesi e revocati;
l) per revoca del
certificato, l'operazione con cui il certificatore annulla la
validità del
certificato da un dato momento, non retroattivo, in
poi;
m) per sospensione del certificato, l'operazione con cui il
certificatore sospende la validità del certificato per un
determinato periodo di tempo;
n) per validità del certificato,
l'efficacia, e l'opponibilità al titolare della chiave pubblica, dei
dati in esso contenuti;
o) per regole tecniche, le specifiche di
carattere tecnico, ivi compresa ogni disposizione che ad esse si
applichi.
Articolo 23 (R)
Firma digitale
1. A
ciascun documento informatico, o a un gruppo di documenti
informatici, nonché al duplicato o copia di essi, può essere
apposta, o associata con separata evidenza informatica, una firma
digitale.
2. L'apposizione o l'associazione della firma digitale
al documento informatico equivale alla sottoscrizione prevista per
gli atti e documenti in forma scritta su supporto cartaceo.
3. La
firma digitale deve riferirsi in maniera univoca ad un solo soggetto
ed al documento o all'insieme di documenti cui è apposta o
associata.
4. Per la generazione della firma digitale deve
adoperarsi una chiave privata la cui corrispondente chiave pubblica
non risulti scaduta di validità ovvero non risulti revocata o
sospesa ad opera del soggetto pubblico o privato che l'ha
certificata.
5. L'uso della firma apposta o associata mediante
una chiave revocata, scaduta o sospesa equivale a mancata
sottoscrizione. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno
effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o
chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a
conoscenza di tutte le parti interessate.
6. L'apposizione di
firma digitale integra e sostituisce, ad ogni fine previsto dalla
normativa vigente, l'apposizione di sigilli, punzoni, timbri,
contrassegni e marchi di qualsiasi genere.
7. Attraverso la
firma digitale devono potersi rilevare nei modi e con le tecniche
definiti con il decreto di cui all'articolo 8, comma 2, gli elementi
identificativi del soggetto titolare della firma, del soggetto che
l'ha certificata e del registro su cui essa è pubblicata per la
consultazione.
Articolo 24 (R)
Firma digitale
autenticata
1. Si ha per riconosciuta, ai sensi dell'articolo
2703 del codice civile, la firma digitale, la cui apposizione è
autenticata dal notaio o da altro pubblico ufficiale
autorizzato.
2. L'autenticazione della firma digitale consiste
nell'attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma
digitale è stata apposta in sua presenza dal titolare, previo
accertamento della sua identità personale, della validità della
chiave utilizzata e del fatto che il documento sottoscritto risponde
alla volontà della parte e non è in contrasto con l'ordinamento
giuridico ai sensi dell'articolo 28, primo comma, n.1 della legge 6
febbraio 1913, n.89.
3. L'apposizione della firma digitale da
parte del pubblico ufficiale integra e sostituisce ad ogni fine di
legge la apposizione di sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e
marchi comunque previsti.
4. Se al documento informatico
autenticato deve essere allegato altro documento formato in
originale su altro tipo di supporto, il pubblico ufficiale può
allegare copia informatica autenticata dell'originale, secondo le
disposizioni dell'articolo 20, comma 3.
5. Ai fini e per gli
effetti della presentazione di istanze agli organi della pubblica
amministrazione si considera apposta in presenza del dipendente
addetto la firma digitale inserita nel documento informatico
presentato o depositato presso pubbliche amministrazioni.
6. La
presentazione o il deposito di un documento per via telematica o su
supporto informatico ad una pubblica amministrazione sono validi a
tutti gli effetti di legge se vi sono apposte la firma digitale e la
validazione temporale a norma del presente testo unico.
Articolo 25
(R)
Firma di documenti informatici delle pubbliche
amministrazioni
1. In tutti i documenti informatici delle
pubbliche amministrazioni la firma autografa o la firma, comunque
prevista, è sostituita dalla firma digitale, in conformità alle
norme del presente testo unico.
2. L'uso della firma digitale
integra e sostituisce ad ogni fine di legge l'apposizione di
sigilli, punzoni, timbri, contrassegni e marchi comunque previsti.
Articolo 26
(R)
Deposito della chiave privata
1. Il titolare
della coppia di chiavi asimmetriche può ottenere il deposito in
forma segreta della chiave privata presso un notaio o altro pubblico
depositario autorizzato.
2. La chiave privata di cui si richiede
il deposito può essere registrata su qualsiasi tipo di supporto
idoneo a cura del depositante e deve essere consegnata racchiusa in
un involucro sigillato in modo che le informazioni non possano
essere lette, conosciute od estratte senza rotture od
alterazioni.
3. Le modalità del deposito sono regolate dalle
disposizioni dell'articolo 605 del codice civile, in quanto
applicabili.
Articolo 27 (R)
Certificazione delle
chiavi
1. Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi
asimmetriche di cifratura con gli effetti di cui all'articolo 8,
comma 1 deve munirsi di una idonea coppia di chiavi e rendere
pubblica una di esse mediante la procedura di certificazione.
2.
Le chiavi pubbliche di cifratura sono custodite per un periodo non
inferiore a dieci anni a cura del certificatore e, dal momento
iniziale della loro valutabilità, sono consultabili in forma
telematica.
3. Salvo quanto previsto dall'articolo 29, le
attività di certificazione sono effettuate da certificatori inclusi,
sulla base di una dichiarazione anteriore all'inizio dell'attività,
in apposito elenco pubblico, consultabile in via telematica,
predisposto tenuto e aggiornato a cura dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica amministrazione, e dotati dei seguenti
requisiti, specificati con il decreto di cui all'articolo 8, comma
2:
a) forma di società per azioni e capitale sociale non
inferiore a quello necessario ai fini dell'autorizzazione
all'attività bancaria, se soggetti privati;
b) possesso da parte
dei rappresentanti legali e dei soggetti preposti
all'amministrazione, dei requisiti di onorabilità richiesti ai
soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e
controllo presso banche;
c) affidamento che, per competenza ed
esperienza, i responsabili tecnici del certificatore e il personale
addetto all'attività di certificazione siano in grado di rispettare
le norme del presente regolamento e le regole tecniche di cui
all'articolo 8, comma 2;
d) qualità dei processi informatici e
dei relativi prodotti, sulla base di standard riconosciuti a livello
internazionale.
4. La procedura di certificazione di cui al comma
1 può essere svolta anche da un certificatore operante sulla base di
licenza o autorizzazione rilasciata da altro Stato membro
dell'Unione europea o dello Spazio economico europeo, sulla base di
equivalenti requisiti.
Articolo 28
(R)
Obblighi dell'utente e del certificatore
1.
Chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o
della firma digitale, è tenuto ad adottare tutte le misure
organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri.
2. Il
certificatore è tenuto a:
a) identificare con certezza la persona
che fa richiesta della certificazione;
b) rilasciare e rendere
pubblico il certificato avente le caratteristiche fissate con il
decreto di cui all'articolo 8, comma 2;
c) specificare, su
richiesta dell'istante, e con il consenso del terzo interessato, la
sussistenza dei poteri di rappresentanza o di altri titoli relativi
all'attività professionale o a cariche rivestite;
d) attenersi
alle regole tecniche di cui all'articolo 8, comma 2;
e) informare
i richiedenti, in modo compiuto e chiaro, sulla procedura di
certificazione e sui necessari requisiti tecnici per
accedervi;
f) attenersi alle misure minime di sicurezza per il
trattamento dei dati personali,emanate ai sensi dell'articolo 15,
comma 2 della legge 31 dicembre 1996, n. 675;
g) non rendersi
depositario di chiavi private;
h) procedere tempestivamente alla
revoca od alla sospensione del certificato in caso di richiesta da
parte del titolare o del terzo dal quale derivino i poteri di
quest'ultimo, di perdita del possesso della chiave, di provvedimento
dell'autorità, di acquisizione della conoscenza di cause limitative
della capacità del titolare, di sospetti abusi o
falsificazioni;
i) dare immediata pubblicazione della revoca e
della sospensione della coppia di chiavi asimmetriche;
l) dare
immediata comunicazione all'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione ed agli utenti, con un preavviso di almeno
sei mesi, della cessazione dell'attività e della conseguente
rilevazione della documentazione da parte di altro certificatore o
del suo annullamento.
Articolo 29
(R)
Chiavi di cifratura della pubblica
amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni provvedono
autonomamente, con riferimento al proprio ordinamento, alla
generazione, alla conservazione, alla certificazione ed all'utilizzo
delle chiavi pubbliche di competenza.
2. Con il decreto di cui
all'articolo 8 sono disciplinate le modalità di formazione, di
pubblicità, di conservazione, certificazione e di utilizzo delle
chiavi pubbliche delle pubbliche amministrazioni.
3. Le chiavi
pubbliche dei pubblici ufficiali non appartenenti alla pubblica
amministrazione sono certificate e pubblicate autonomamente in
conformità alle leggi ed ai regolamenti che definiscono l'uso delle
firme autografe nell'ambito dei rispettivi ordinamenti
giuridici.
4. Le chiavi pubbliche di ordini ed albi professionali
legalmente riconosciuti e dei loro legali rappresentanti sono
certificate e pubblicate a cura del Ministro di grazia e giustizia o
suoi delegati.
SEZIONE
VI
LEGALIZZAZIONE DI FIRME E DI FOTOGRAFIE
Articolo 30
(L)
Modalità per la legalizzazione di firme
1.
Nelle legalizzazioni devono essere indicati il nome e il cognome di
colui la cui firma si legalizza. Il pubblico ufficiale legalizzante
deve indicare la data e il luogo della legalizzazione, il proprio
nome e cognome, la qualifica rivestita, nonché apporre la propria
firma per esteso ed il timbro dell'ufficio.
Articolo 31
(L)
Atti non soggetti a legalizzazione
1. Salvo
quanto previsto negli articoli 32 e 33, non sono soggette a
legalizzazione le firme apposte da pubblici funzionari o pubblici
ufficiali su atti, certificati, copie ed estratti dai medesimi
rilasciati. Il funzionario o pubblico ufficiale deve indicare la
data e il luogo del rilascio, il proprio nome e cognome, la
qualifica rivestita, nonché apporre la propria firma per esteso ed
il timbro dell'ufficio.
Articolo 32
(L)
Legalizzazione di firme di capi di scuole parificate o
legalmente riconosciute
1. Le firme dei capi delle scuole
parificate o legalmente riconosciute sui diplomi originali o sui
certificati di studio da prodursi ad uffici pubblici fuori della
provincia in cui ha sede la scuola sono legalizzate dal provveditore
agli studi.
Articolo 33 (L)
Legalizzazione di
firme di atti da e per l'estero
1. Le firme sugli atti e
documenti formati nello Stato e da valere all'estero davanti ad
autorità estere sono, ove da queste richiesto, legalizzate a cura
dei competenti organi, centrali o periferici, del Ministero
competente, o di altri organi e autorità delegati dallo
stesso.
2. Le firme sugli atti e documenti formati all'estero da
autorità estere e da valere nello Stato sono legalizzate dalle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane all'estero. Le
firme apposte su atti e documenti dai competenti organi delle
rappresentanze diplomatiche o consolari italiane o dai funzionari da
loro delegati non sono soggette a legalizzazione. Si osserva
l'articolo 31.
3. Agli atti e documenti indicati nel comma
precedente, redatti in lingua straniera, deve essere allegata una
traduzione in lingua italiana certificata conforme al testo
straniero dalla competente rappresentanza diplomatica o consolare,
ovvero da un traduttore ufficiale.
4. Le firme sugli atti e
documenti formati nello Stato e da valere nello Stato, rilasciati da
una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello
Stato, sono legalizzate a cura delle prefetture.
5. Sono fatte
salve le esenzioni dall'obbligo della legalizzazione e della
traduzione stabilite da leggi o da accordi
internazionali.
Articolo 34 (L)
Legalizzazione
di fotografie
1. Le amministrazioni competenti per il
rilascio di documenti personali sono tenute a legalizzare le
prescritte fotografie presentate personalmente dall'interessato. Su
richiesta di quest'ultimo le fotografie possono essere, altresì,
legalizzate dal dipendente incaricato dal Sindaco.
2. La
legalizzazione delle fotografie prescritte per il rilascio dei
documenti personali non è soggetta all'obbligo del pagamento
dell'imposta di bollo.
SEZIONE
VII
DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO E DI IDENTITA'
Articolo 35
(L -R)
Documenti di identità e di riconoscimento
1.
In tutti i casi in cui nel presente testo unico viene richiesto un
documento di identità, esso può sempre essere sostituito dal
documento di riconoscimento equipollente ai sensi del comma 2.
(R)
2. Sono equipollenti alla carta di identità il
passaporto, la patente di guida, la patente nautica, il libretto di
pensione, il patentino di abilitazione alla conduzione di impianti
termici, il porto d'armi, le tessere di riconoscimento, purché
munite di fotografia e di timbro o di altra segnatura equivalente,
rilasciate da un'amministrazione dello Stato. (R)
3. Nei
documenti d'identità e di riconoscimento non è necessaria
l'indicazione o l'attestazione dello stato civile, salvo specifica
istanza del richiedente. (L)
Articolo 36
(L)
Carta d'identità e documenti elettronici
1. Le
caratteristiche e le modalità per il rilascio della carta d'identità
elettronica e del documento d'identità elettronico sono definite con
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri su proposta del
Ministro dell'interno, di concerto con il Ministro per la funzione
pubblica, sentito il Garante per la protezione dei dati
personali.
2. La carta d'identità elettronica e l'analogo
documento, rilasciato a seguito della denuncia di nascita e prima
del compimento del quindicesimo anno, devono contenere:
a) i dati
identificativi della persona;
b) il codice fiscale;
3. La
carta d'identità e il documento elettronico possono contenere:
a)
l'indicazione del gruppo sanguigno;
b) le opzioni di carattere
sanitario previste dalla legge;
c) i dati biometrici indicati col
decreto di cui al comma 1, con esclusione, in ogni caso, del
DNA;
d) tutti gli altri dati utili al fine di razionalizzare e
semplificare l'azione amministrativa e i servizi resi al cittadino,
anche per mezzo dei portali, nel rispetto della normativa in materia
di riservatezza;
e) le procedure informatiche e le informazioni
che possono o debbono essere conosciute dalla pubblica
amministrazione e da altri soggetti ivi compresa la chiave
biometrica, occorrenti per la firma digitale.
4. La carta
d'identità elettronica può altresì essere utilizzata per il
trasferimento elettronico dei pagamenti tra soggetti privati e
pubbliche amministrazioni.
5. Con decreto del Ministro
dell'interno, sentiti l'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, il Garante per la protezione dei dati personali e
la Conferenza Stato-città ed autonomie locali, sono dettate le
regole tecniche e di sicurezza relative alle tecnologie e ai
materiali utilizzati per la produzione delle carte di identità e dei
documenti di riconoscimento di cui al presente articolo. Le predette
regole sono adeguate con cadenza almeno biennale in relazione alle
esigenze dettate dall'evoluzione delle conoscenze scientifiche e
tecnologiche.
6. Nel rispetto della disciplina generale fissata
dai decreti di cui al presente articolo e delle vigenti disposizioni
in materia di protezione dei dati personali, le pubbliche
amministrazioni, nell'ambito dei rispettivi ordinamenti, possono
sperimentare modalità di utilizzazione dei documenti di cui al
presente articolo per l'erogazione di ulteriori servizi o
utilità.
7. La carta di identità, ancorché su supporto cartaceo,
può essere rinnovata a decorrere dal centottantesimo giorno
precedente la scadenza.
SEZIONE
VIII
REGIME FISCALE
Articolo 37
(L)
Esenzioni fiscali
1. Le dichiarazioni
sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 sono esenti dall'imposta di
bollo.
2. L'imposta di bollo non è dovuta quando per le leggi
vigenti sia esente da bollo l'atto sostituito ovvero quello nel
quale è apposta la firma da legalizzare.
CAPO
III
SEMPLIFICAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE
AMMINISTRATIVA
SEZIONE I
ISTANZE E DICHIARAZIONI DA PRESENTARE
ALLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Articolo 38
(L-R)
Modalità di invio e sottoscrizione delle
istanze
1. Tutte le istanze e le dichiarazioni da presentare
alla pubblica amministrazione o ai gestori o esercenti di pubblici
servizi possono essere inviate anche per fax e via telematica.
(L)
2. Le istanze e le dichiarazioni inviate per via
telematica sono valide se sottoscritte mediante la firma digitale o
quando il sottoscrittore è identificato dal sistema informatico con
l'uso della carta di identità elettronica. (R)
3. Le
istanze e le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà da
produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o
esercenti di pubblici servizi sono sottoscritte dall'interessato in
presenza del dipendente addetto ovvero sottoscritte e presentate
unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di
identità del sottoscrittore. La copia fotostatica del documento è
inserita nel fascicolo. Le istanze e la copia fotostatica del
documento di identità possono essere inviate per via telematica; nei
procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà
è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui
all'articolo 15, comma 2 della legge 15 marzo 1997, n.59.
(L)
Articolo 39
(L)
Domande per la partecipazione a concorsi
pubblici
1. La sottoscrizione delle domande per la
partecipazione a selezioni per l'assunzione, a qualsiasi titolo, in
tutte le pubbliche amministrazioni, nonché ad esami per il
conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali non è
soggetta ad autenticazione.
SEZIONE
II
CERTIFICATI
Articolo 40
(L)
Certificazioni contestuali
1. Le
certificazioni da rilasciarsi da uno stesso ufficio in ordine a
stati, qualità personali e fatti, concernenti la stessa persona,
nell'ambito del medesimo procedimento, sono contenute in un unico
documento.
Articolo 41
(L)
Validità dei certificati
1. I certificati
rilasciati dalle pubbliche amministrazioni attestanti stati, qualità
personali e fatti non soggetti a modificazioni hanno validità
illimitata. Le restanti certificazioni hanno validità di sei mesi
dalla data di rilascio se disposizioni di legge o regolamentari non
prevedono una validità superiore.
2. I certificati anagrafici, le
certificazioni dello stato civile, gli estratti e le copie integrali
degli atti di stato civile sono ammessi dalle pubbliche
amministrazioni nonché dai gestori o esercenti di pubblici servizi
anche oltre i termini di validità nel caso in cui l'interessato
dichiari, in fondo al documento, che le informazioni contenute nel
certificato stesso non hanno subìto variazioni dalla data di
rilascio. Il procedimento per il quale gli atti certificativi sono
richiesti deve avere comunque corso, una volta acquisita la
dichiarazione dell'interessato. Resta ferma la facoltà di verificare
la veridicità e la autenticità delle attestazioni prodotte. In caso
di falsa dichiarazione si applicano le disposizioni di cui
all'articolo 76.
Articolo 42
(R)
Certificati di abilitazione
1. Tutti i titoli
di abilitazione rilasciati al termine di corsi di formazione o di
procedimenti autorizzatori all'esercizio di determinate attività,
ancorché definiti "certificato", sono denominati rispettivamente
"diploma" o "patentino".
SEZIONE
III
ACQUISIZIONE DIRETTA DI DOCUMENTI
Articolo 43
(L-R)
Accertamenti d'ufficio
1. Le amministrazioni
pubbliche e i gestori di pubblici servizi non possono richiedere
atti o certificati concernenti stati, qualità personali e fatti che
risultino elencati all'art. 46, che siano attestati in documenti già
in loro possesso o che comunque esse stesse siano tenute a
certificare. In luogo di tali atti o certificati i soggetti indicati
nel presente comma sono tenuti ad acquisire d'ufficio le relative
informazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato,
dell'amministrazione competente e degli elementi indispensabili per
il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad
accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato.
(R)
2. Fermo restando il divieto di accesso a dati diversi
da quelli di cui è necessario acquisire la certezza o verificare
l'esattezza, si considera operata per finalità di rilevante
interesse pubblico, ai fini di quanto previsto dal decreto
legislativo 11 maggio 1999, n. 135, la consultazione diretta, da
parte di una pubblica amministrazione o di un gestore di pubblico
servizio, degli archivi dell'amministrazione certificante,
finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti
ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai
cittadini. Per l'accesso diretto ai propri archivi l'amministrazione
certificante rilascia all'amministrazione procedente apposita
autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di
accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai
sensi della normativa vigente. (L)
3. Quando
l'amministrazione procedente opera l'acquisizione d'ufficio ai sensi
del precedente comma, può procedere anche per fax e via telematica.
(R)
4. Al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio di
informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti,
contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni
certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni
procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei
loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati
personali. (R)
5. In tutti i casi in cui l'amministrazione
procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati,
qualità personali e fatti presso l'amministrazione competente per la
loro certificazione, il rilascio e l'acquisizione del certificato
non sono necessari e le suddette informazioni sono acquisite, senza
oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della
loro fonte di provenienza. (R)
6. I documenti trasmessi
da chiunque ad una pubblica amministrazione tramite fax, o con altro
mezzo telematico o informatico idoneo ad accertarne la fonte di
provenienza, soddisfano il requisito della forma scritta e la loro
trasmissione non deve essere seguita da quella del documento
originale. (R)
Articolo 44
(R)
Acquisizione di estratti degli atti dello stato
civile
1. Gli estratti degli atti di stato civile sono
richiesti esclusivamente per i procedimenti che riguardano il
cambiamento di stato civile e, ove formati o tenuti dagli uffici
dello stato civile in Italia o dalle autorità consolari italiane
all'estero, vengono acquisiti d'ufficio.
2. Al di fuori delle
ipotesi di cui al comma l le amministrazioni possono provvedere
all'acquisizione d'ufficio degli estratti solo quando ciò sia
indispensabile.
SEZIONE
IV
ESIBIZIONE DI DOCUMENTO
Articolo 45
(L-R)
Documentazione mediante esibizione
1. I dati
relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, la cittadinanza,
lo stato civile e la residenza attestati in documenti di identità o
di riconoscimento in corso di validità, possono essere comprovati
mediante esibizione dei documenti medesimi. È fatto divieto alle
amministrazioni pubbliche ed ai gestori o esercenti di pubblici
servizi, nel caso in cui all'atto della presentazione dell'istanza
sia richiesta l'esibizione di un documento di identità o di
riconoscimento, di richiedere certificati attestanti stati o fatti
contenuti nel documento esibito. È, comunque, fatta salva per le
amministrazioni pubbliche ed i gestori e gli esercenti di pubblici
servizi la facoltà di verificare, nel corso del procedimento, la
veridicità e l'autenticità dei dati contenuti nel documento di
identità o di riconoscimento. (L)
2. Nei casi in cui
l'amministrazione procedente acquisisce informazioni relative a
stati, qualità personali e fatti attraverso l'esibizione da parte
dell'interessato di un documento di identità o di riconoscimento in
corso di validità, la registrazione dei dati avviene attraverso
l'acquisizione della copia fotostatica non autenticata del documento
stesso. (R)
3. Qualora l'interessato sia in possesso di un
documento di identità o di riconoscimento non in corso di validità,
gli stati, le qualità personali e i fatti in esso contenuti possono
essere comprovati mediante esibizione dello stesso, purché
l'interessato dichiari, in calce alla fotocopia del documento, che i
dati contenuti nel documento non hanno subito variazioni dalla data
del rilascio. (R)
SEZIONE
V
NORME IN MATERIA DI DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE
Articolo 46
(R)
Dichiarazioni sostitutive di certificazioni
1.
Sono comprovati con dichiarazioni, anche contestuali all'istanza,
sottoscritte dall'interessato e prodotte in sostituzione delle
normali certificazioni i seguenti stati, qualità personali e
fatti:
a) data e il luogo di nascita;
b) residenza;
c)
cittadinanza;
d) godimento dei diritti civili e politici;
e)
stato di celibe, coniugato, vedovo o stato libero;
f) stato di
famiglia;
g) esistenza in vita;
h) nascita del figlio, decesso
del coniuge, dell'ascendente o discendente;
i) iscrizione in
albi, registri o elenchi tenuti da pubbliche amministrazioni;
l)
appartenenza a ordini professionali;
m) titolo di studio, esami
sostenuti;
n) qualifica professionale posseduta, titolo di
specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e
di qualificazione tecnica;
o) situazione reddituale o economica
anche ai fini della concessione dei benefici di qualsiasi tipo
previsti da leggi speciali;
p) assolvimento di specifici
obblighi contributivi con l'indicazione dell'ammontare corrisposto;
q) possesso e numero del codice fiscale, della partita IVA e di
qualsiasi dato presente nell'archivio dell'anagrafe
tributaria;
r) stato di disoccupazione;
s) qualità di
pensionato e categoria di pensione;
t) qualità di
studente;
u) qualità di legale rappresentante di persone fisiche
o giuridiche, di tutore, di curatore e simili;
v) iscrizione
presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo;
z)
tutte le situazioni relative all'adempimento degli obblighi
militari, ivi comprese quelle attestate nel foglio matricolare dello
stato di servizio;
aa) di non aver riportato condanne penali e di
non essere destinatario di provvedimenti che riguardano
l'applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e di
provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale ai
sensi della vigente normativa;
bb) di non essere a conoscenza di
essere sottoposto a procedimenti penali;
cc) qualità di vivenza a
carico;
dd) tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato
contenuti nei registri dello stato civile;
ee) di non trovarsi
in stato di liquidazione o di fallimento e di non aver presentato
domanda di concordato.
(R)
Articolo 47
(R)
Dichiarazioni sostitutive dell'atto di
notorietà
1. L'atto di notorietà concernente stati, qualità
personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato è
sostituito da dichiarazione resa e sottoscritta dal medesimo con la
osservanza delle modalità di cui all'articolo 38. (R)
2.
La dichiarazione resa nell'interesse proprio del dichiarante può
riguardare anche stati, qualità personali e fatti relativi ad altri
soggetti di cui egli abbia diretta conoscenza. (R)
3.
Fatte salve le eccezioni espressamente previste per legge, nei
rapporti con la pubblica amministrazione e con i concessionari di
pubblici servizi, tutti gli stati, le qualità personali e i fatti
non espressamente indicati nell'articolo 46 sono comprovati
dall'interessato mediante la dichiarazione sostitutiva di atto di
notorietà. (R)
4. Salvo il caso in cui la legge preveda
espressamente che la denuncia all'Autorità di Polizia Giudiziaria è
presupposto necessario per attivare il procedimento amministrativo
di rilascio del duplicato di documenti di riconoscimento o comunque
attestanti stati e qualità personali dell'interessato, lo
smarrimento dei documenti medesimi è comprovato da chi ne richiede
il duplicato mediante dichiarazione sostitutiva.
(R)
Articolo 48
(R)
Disposizioni generali in materia di dichiarazioni
sostitutive
1. Le dichiarazioni sostitutive hanno la stessa
validità temporale degli atti che sostituiscono.
2. Le singole
amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione
delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà
di utilizzare. Nei moduli per la presentazione delle dichiarazioni
sostitutive le amministrazioni inseriscono il richiamo alle sanzioni
penali previste dall'articolo 76, per le ipotesi di falsità in atti
e dichiarazioni mendaci ivi indicate. Il modulo contiene anche
l'informativa di cui all'articolo 10 della legge 31 dicembre 1996,
n. 675.
3. In tutti i casi in cui sono ammesse le dichiarazioni
sostitutive, le singole amministrazioni inseriscono la relativa
formula nei moduli per le istanze.
Articolo 49
(R)
Limiti di utilizzo delle misure di
semplificazione
1. I certificati medici, sanitari,
veterinari, di origine, di conformità CE, di marchi o brevetti non
possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse
disposizioni della normativa di settore.
2. Tutti i certificati
medici e sanitari richiesti dalle istituzioni scolastiche ai fini
della pratica non agonistica di attività sportive da parte dei
propri alunni sono sostituiti con un unico certificato di idoneità
alla pratica non agonistica di attività sportive rilasciato dal
medico di base con validità per l'intero anno scolastico.
CAPO
IV
SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI
SEZIONE
I
DISPOSIZIONI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI
DOCUMENTI
Articolo 50
(R)
Attuazione dei sistemi
1. Le pubbliche
amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei
sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di
sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni
del presente testo unico.
2. Le pubbliche amministrazioni
predispongono appositi progetti esecutivi per la sostituzione dei
registri di protocollo cartacei con sistemi informatici conformi
alle disposizioni del presente testo unico.
3. Le pubbliche
amministrazioni provvedono entro il 1° gennaio 2004 a realizzare o
revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla
gestione del protocollo informatico e dei procedimenti
amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo
unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza
dei dati personali, nonché dell'articolo 15, comma 2, della legge 15
marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.
4.
Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio
ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica
o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee,
assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione,
nonché di comunicazione interna tra le aree stesse.
5. Le
amministrazioni centrali dello Stato provvedono alla gestione
informatica dei documenti presso gli uffici di registrazione di
protocollo già esistenti alla data di entrata in vigore del presente
testo unico presso le direzioni generali e le grandi ripartizioni
che a queste corrispondono, i dipartimenti, gli uffici centrali di
bilancio, le segreterie di gabinetto.
Articolo
51(R)
Sviluppo dei sistemi informativi delle pubbliche
amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni adottano un
piano di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati in
attuazione delle disposizioni del presente testo unico e secondo le
norme tecniche definite dall'Autorità per l'informatica della
pubblica amministrazione.
2. Le pubbliche amministrazioni
provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi
finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione,
gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti,
procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente
testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della
riservatezza dei dati personali.
3. Le pubbliche amministrazioni
valutano in termini di rapporto tra costi e benefìci il recupero su
supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali
sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla
predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi
cartacei con archivi informatici.
Articolo 52
(R)
Il sistema di gestione informatica dei
documenti
1. Il sistema di gestione informatica dei
documenti, in forma abbreviata "sistema" deve:
a) garantire la
sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e
puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in
uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra
ciascun documento ricevuto dall'amministrazione e i documenti dalla
stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali;
d)
consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti
registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso
alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel
rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di
altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
f)
garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del
sistema di classificazione d'archivio adottato.
Articolo 53
(R)
Registrazione di protocollo
1. La registrazione
di protocollo per ogni documento ricevuto o spedito dalle pubbliche
amministrazioni è effettuata mediante la memorizzazione delle
seguenti informazioni:
a) numero di protocollo del documento
generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non
modificabile;
b) data di registrazione di protocollo assegnata
automaticamente dal sistema e registrata in forma non
modificabile;
c) mittente per i documenti ricevuti o, in
alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti
spediti, registrati in forma non modificabile;
d) oggetto del
documento, registrato in forma non modificabile;
e) data e
protocollo del documento ricevuto, se disponibili;
f) l'impronta
del documento informatico, se trasmesso per via telematica,
costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di
identificarne univocamente il contenuto, registrata in forma non
modificabile.
2. Il sistema deve consentire la produzione del
registro giornaliero di protocollo, costituito dall'elenco delle
informazioni inserite con l'operazione di registrazione di
protocollo nell'arco di uno stesso giorno.
3. L'assegnazione
delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo è
effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di
interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell'operatore,
garantendo la completezza dell'intera operazione di modifica o
registrazione dei dati.
4. Con decreto del Presidente del
Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per l'informatica
nella pubblica amministrazione di concerto con il Ministro per la
funzione pubblica, sono specificate le regole tecniche, i criteri e
le specifiche delle informazioni previste nelle operazioni di
registrazione di protocollo.
5. Sono oggetto di registrazione
obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall'amministrazione e
tutti i documenti informatici. Ne sono esclusi le gazzette
ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica
amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre
disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni,
i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli
inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a
registrazione particolare dell'amministrazione.
Articolo 54
(R)
Informazioni annullate o modificate
1. Le
informazioni non modificabili di cui all'articolo 53 lett. a), b),
c), d), e) e f) sono annullabili con la procedura di cui al presente
articolo. Le informazioni annullate devono rimanere memorizzate
nella base di dati per essere sottoposte alle elaborazioni previste
dalla procedura.
2. La procedura per indicare l'annullamento
riporta, secondo i casi, una dicitura o un segno in posizione sempre
visibile e tale, comunque, da consentire la lettura di tutte le
informazioni originarie unitamente alla data, all'identificativo
dell'operatore ed agli estremi del provvedimento
d'autorizzazione.
Articolo 55 (R)
Segnatura di
protocollo
1. La segnatura di protocollo è l'apposizione o
l'associazione all'originale del documento, in forma permanente non
modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Essa consente di individuare ciascun documento in modo
inequivocabile. Le informazioni minime previste sono:
a) il
progressivo di protocollo, secondo il formato disciplinato
all'articolo 57;
b) la data di protocollo;
c)
l'identificazione in forma sintetica dell'amministrazione o
dell'area organizzativa individuata ai sensi dell'articolo 50, comma
4.
2. L'operazione di segnatura di protocollo va effettuata
contemporaneamente all'operazione di registrazione di
protocollo.
3. L'operazione di segnatura di protocollo può
includere il codice identificativo dell'ufficio cui il documento e'
assegnato o il codice dell'ufficio che ha prodotto il documento,
l'indice di classificazione del documento e ogni altra informazione
utile o necessaria, qualora tali informazioni siano disponibili già
al momento della registrazione di protocollo.
4. Quando il
documento è indirizzato ad altre amministrazioni ed è formato e
trasmesso con strumenti informatici, la segnatura di protocollo può
includere tutte le informazioni di registrazione del documento.
L'amministrazione che riceve il documento informatico può utilizzare
tali informazioni per automatizzare le operazioni di registrazione
di protocollo del documento ricevuto.
5. Con Decreto del
Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità per
l'informatica nella pubblica Amministrazione di concerto con il
Ministro per la funzione pubblica, sono stabiliti il formato e la
struttura delle informazioni associate al documento informatico ai
sensi del comma 4.
Articolo 56 (R)
Operazioni ed
informazioni minime del sistema di gestione informatica dei
documenti
1. Le operazioni di registrazione indicate
all'articolo 53 e le operazioni di segnatura di protocollo di cui
all'articolo 55 nonché le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del
sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle
pubbliche amministrazioni.
Articolo 57
(R)
Numero di protocollo
1. Il numero di protocollo
è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La
numerazione è rinnovata ogni anno solare.
SEZIONE
SECONDA
ACCESSO AI
DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI DEL SISTEMA
Articolo 58
(R)
Funzioni di accesso ai documenti e alle informazioni
del sistema
1. L'accesso al sistema da parte degli utenti
appartenenti all'Amministrazione, nonché la ricerca, la
visualizzazione e la stampa di tutte le informazioni relative alla
gestione dei documenti sono disciplinati dai criteri di abilitazione
stabiliti dal responsabile della tenuta del servizio di cui
all'articolo 61.
2. La ricerca delle informazioni del sistema è
effettuata secondo criteri di selezione basati su tutti i tipi di
informazioni registrate. I criteri di selezione possono essere
costituiti da espressioni semplici o da combinazioni di espressioni
legate tra loro per mezzo di operatori logici. Per le informazioni
costituite da testi deve essere possibile la specificazione delle
condizioni di ricerca sulle singole parole o parti di parole
contenute nel testo.
3. Il sistema deve offrire la possibilità
di elaborazioni statistiche sulle informazioni registrate allo scopo
di favorire le attività di controllo.
Articolo 59
(R)
Accesso esterno
1. Per l'esercizio del diritto
di accesso ai documenti amministrativi, possono essere utilizzate
tutte le informazioni del sistema di gestione informatica dei
documenti anche mediante l'impiego di procedure applicative operanti
al di fuori del sistema e strumenti che consentono l'acquisizione
diretta delle informazioni da parte dell'interessato.
2. A tal
fine le pubbliche amministrazioni determinano, nel rispetto delle
disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali, e nell'ambito delle misure organizzative volte ad
assicurare il diritto di accesso ai documenti amministrativi i
criteri tecnici ed organizzativi per l'impiego, anche per via
telematica, del sistema di gestione informatica dei documenti per il
reperimento, la visualizzazione e la stampa delle informazioni e dei
documenti.
3. Nel caso di accesso effettuato mediante strumenti
che consentono l'acquisizione diretta delle informazioni e dei
documenti da parte dell'interessato, le misure organizzative e le
norme tecniche indicate al comma 2 determinano, altresì, le modalità
di identificazione del soggetto anche mediante l'impiego di
strumenti informatici per la firma digitale del documento
informatico, come disciplinati dal presente testo unico.
4. Nel
caso di accesso effettuato da soggetti non appartenenti alla
pubblica amministrazione possono utilizzarsi le funzioni di ricerca
e di visualizzazione delle informazioni e dei documenti messe a
disposizione - anche per via telematica - attraverso gli uffici
relazioni col pubblico.
Articolo 60
(R)
Accesso effettuato dalle pubbliche
amministrazioni
1. Le pubbliche amministrazioni che, mediante
proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione
informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee
di cui al comma 4 dell'articolo 50, adottano le modalità di
interconnessione stabilite nell'ambito delle norme e dei criteri
tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle
pubbliche amministrazioni.
2. Le pubbliche amministrazioni che
accedono ai sistemi di gestione informatica dei documenti attraverso
la rete unitaria delle pubbliche amministrazioni utilizzano funzioni
minime e comuni di accesso per ottenere le seguenti informazioni:
a) numero e data di registrazione di protocollo dei documenti,
ottenuti attraverso l'indicazione alternativa o congiunta
dell'oggetto, della data di spedizione, del mittente, del
destinatario;
b) numero e data di registrazione di protocollo del
documento ricevuto, ottenuti attraverso l'indicazione della data e
del numero di protocollo attribuiti dall'amministrazione al
documento spedito.
3. Ai fini del presente articolo, le pubbliche
amministrazioni provvedono autonomamente, sulla base delle
indicazioni fornite dall'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione, alla determinazione dei criteri tecnici ed
organizzativi per l'accesso ai documenti e alle informazioni del
sistema di gestione informatica dei documenti.
SEZIONE
TERZA
TENUTA E
CONSERVAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE DEI DOCUMENTI
Articolo 61
(R)
Servizio per la gestione informatica dei documenti
dei flussi
documentali e degli archivi
1. Ciascuna
amministrazione istituisce un servizio per la tenuta del protocollo
informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi
in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee individuate ai
sensi dell'articolo 50. Il servizio è posto alle dirette dipendenze
della stessa area organizzativa omogenea.
2. Al servizio è
preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di
idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico
archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti
secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.
3. Il
servizio svolge i seguenti compiti:
a) attribuisce il livello di
autorizzazione per l'accesso alle funzioni della procedura,
distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni
all'inserimento e alla modifica delle informazioni;
b) garantisce
che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si
svolgano nel rispetto delle disposizioni del presente testo
unico;
c) garantisce la corretta produzione e la conservazione
del registro giornaliero di protocollo di cui all'articolo 53;
d)
cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie
siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività
e, comunque, nel più breve tempo possibile;
e) conserva le copie
di cui agli articoli 62 e 63, in luoghi sicuri differenti;
f)
garantisce il buon funzionamento degli strumenti e
dell'organizzazione delle attività di registrazione di protocollo,
di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le
funzionalità di accesso di cui agli articoli 59e 60 e le attività di
gestione degli archivi di cui agli articoli 67, 68 e 69;
g)
autorizza le operazioni di annullamento di cui all'articolo 54;
h) vigila sull'osservanza delle disposizioni del presente testo
unico da parte del personale autorizzato e degli
incaricati.
Articolo 62
(R)
Procedure di salvataggio e conservazione delle
informazioni del sistema
1. Il responsabile per la tenuta del
sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la
corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su
supporto informatico rimovibile.
2. E' consentito il
trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni
di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a
procedimenti conclusi.
3. Le informazioni trasferite sono sempre
consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema
di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione
all'evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con
cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del
protocollo informatico su nuovi supporti informatici.
4. Le
informazioni relative alla gestione informatica dei documenti
costituiscono parte integrante del sistema di indicizzazione e di
organizzazione dei documenti che sono oggetto delle procedure di
conservazione sostitutiva.
Articolo 63
(R)
Registro di emergenza
1. Il responsabile del
servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione
dei flussi documentali e degli archivi autorizza lo svolgimento
anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno
o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non
sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul
registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l'ora di
inizio dell'interruzione nonché la data e l'ora del ripristino della
funzionalità del sistema. (R)
2. Qualora l'impossibilità
di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre
ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il responsabile
per la tenuta del protocollo può autorizzare l'uso del registro di
emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul
registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento
di autorizzazione. (R)
3. Per ogni giornata di
registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il
numero totale di operazioni registrate manualmente. (R)
4.
La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a
seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire
l'identificazione univoca dei documenti registrati nell'ambito del
sistema documentario dell'area organizzativa omogenea.
(R)
5. Le informazioni relative ai documenti protocollati
in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando
un'apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al
ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di
ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene
attribuito un numero di protocollo del sistema informatico
ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con
il numero utilizzato in emergenza. (R)
SEZIONE
QUARTA
SISTEMA DI
GESTIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI
Articolo
64(R)
Sistema di gestione dei flussi documentali
1.
Le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei
procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi
automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto
tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite
dall'Autorità per l'informatica nella pubblica amministrazione.
2. I sistemi per la gestione dei flussi documentali che
includono i procedimenti amministrativi di cui al comma 1 è
finalizzata al miglioramento dei servizi e al potenziamento dei
supporti conoscitivi delle amministrazioni secondo i criteri di
economicità, di efficacia dell'azione amministrativa e di pubblicità
stabiliti dalla legge.
3. Il sistema per la gestione dei flussi
documentali include il sistema di gestione informatica dei
documenti.
4. Le amministrazioni determinano autonomamente e in
modo coordinato per le aree organizzative omogenee, le modalità di
attribuzione dei documenti ai fascicoli che li contengono e ai
relativi procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione
d'archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a
registrazione di protocollo.
Articolo 65
(R)
Requisiti del sistema per la gestione dei flussi
documentali
1. Oltre a possedere i requisiti indicati
all'articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali
deve :
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun
documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui
esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle
informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo
responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento;
c)
fornire informazioni statistiche sull'attività dell'ufficio;
d)
consentire lo scambio di informazioni con sistemi per la gestione
dei flussi documentali di altre amministrazioni al fine di
determinare lo stato e l'iter dei procedimenti
complessi.
Articolo 66 (R)
Specificazione delle
informazioni previste dal sistema di gestione dei
flussi
documentali
1. Le regole tecniche, i criteri e le
specifiche delle informazioni previste, delle operazioni di
registrazione e del formato dei dati relativi ai sistemi informatici
per la gestione dei flussi documentali sono specificate con decreto
del Presidente del Consiglio dei Ministri, su proposta dell'Autorità
per l'informatica nella pubblica amministrazione di concerto con il
Ministro della funzione pubblica.
SEZIONE
QUINTA
DISPOSIZIONI SUGLI ARCHIVI
Articolo 67
(R)
Trasferimento dei documenti all'archivio di
deposito
1. Almeno una volta ogni anno il responsabile del
servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi
provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a
procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito
presso ciascuna amministrazione. (R)
2. Il trasferimento
deve essere attuato rispettando l'organizzazione che i fascicoli e
le serie avevano nell'archivio corrente. (R)
3. Il
responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e
degli archivi deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e
delle serie trasferite nell'archivio di deposito.
(R)
Articolo 68
(R)
Disposizioni per la conservazione degli
archivi
1. Il servizio per la gestione dei flussi documentali
e degli archivi elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli
archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la
definizione dei criteri di organizzazione dell'archivio, di
selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel
rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela
dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni.
2. Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta
traccia del movimento effettuato e della richiesta di
prelevamento.
3. Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e
la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni
di legge sulla tutela della riservatezza dei dati
personali.
Articolo 69 (R)
Archivi
storici
1. I documenti selezionati per la conservazione
permanente sono trasferiti contestualmente agli strumenti che ne
garantiscono l'accesso, negli Archivi di Stato competenti per
territorio o nella separata sezione di archivio secondo quanto
previsto dalle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni
culturali.
SEZIONE SESTA
ATTUAZIONE
ED AGGIORNAMENTO DEI SISTEMI
Articolo 70
(R)
Aggiornamenti del sistema
1. Le pubbliche
amministrazioni devono assicurare, per ogni aggiornamento del
sistema, il pieno recupero e la riutilizzazione delle informazioni
acquisite con le versioni precedenti.
CAPO
V
CONTROLLI
Articolo 71
(R)
Modalità dei controlli
1. Le amministrazioni
procedenti sono tenute ad effettuare idonei controlli, anche a
campione, e in tutti i casi in cui sorgono fondati dubbi, sulla
veridicità delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e
47. (R)
2. I controlli riguardanti dichiarazioni
sostitutive di certificazione sono effettuati dall'amministrazione
procedente con le modalità di cui all'articolo 43 consultando
direttamente gli archivi dell'amministrazione certificante ovvero
richiedendo alla medesima, anche attraverso strumenti informatici o
telematici, conferma scritta della corrispondenza di quanto
dichiarato con le risultanze dei registri da questa custoditi.
(R)
3. Qualora le dichiarazioni di cui agli articoli 46 e
47 presentino delle irregolarità o delle omissioni rilevabili
d'ufficio, non costituenti falsità, il funzionario competente a
ricevere la documentazione dà notizia all'interessato di tale
irregolarità. Questi è tenuto alla regolarizzazione o al
completamento della dichiarazione; in mancanza il procedimento non
ha seguito. (R)
4. Qualora il controllo riguardi
dichiarazioni sostitutive presentate ai privati che vi consentono di
cui all'articolo 2, l'amministrazione competente per il rilascio
della relativa certificazione, previa definizione di appositi
accordi, è tenuta a fornire, su richiesta del soggetto privato
corredata dal consenso del dichiarante, conferma scritta, anche
attraverso l'uso di strumenti informatici o telematici, della
corrispondenza di quanto dichiarato con le risultanze dei dati da
essa custoditi. (R)
Articolo 72
(R)
Responsabilità dei controlli
1. Ai fini dei
controlli di cui all'articolo 71 le amministrazione certificanti
individuano e rendono note le misure organizzative adottate per
l'efficiente, efficace e tempestiva esecuzione dei controlli
medesimi e le modalità per la loro esecuzione. (R)
2. La
mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni
costituisce violazione dei doveri d'ufficio. (R)
CAPO
VI
SANZIONI
Articolo 73
(L)
Assenza di responsabilità della pubblica
amministrazione
1. Le pubbliche amministrazioni e i loro
dipendenti, salvi i casi di dolo o colpa grave, sono esenti da ogni
responsabilità per gli atti emanati, quando l'emanazione sia
conseguenza di false dichiarazioni o di documenti falsi o contenenti
dati non più rispondenti a verità, prodotti dall'interessato o da
terzi.
Articolo 74
(L-R)
Violazione dei doveri d'ufficio
1.
Costituisce violazione dei doveri d'ufficio la mancata accettazione
delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di
notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo unico.
(L)
2. Costituiscono altresì violazioni dei doveri
d'ufficio:
a) la richiesta di certificati o di atti di notorietà
nei casi in cui, ai sensi dell'articolo 43, ci sia l'obbligo del
dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva;
(R)
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di
accettare l'attestazione di stati, qualità personali e fatti
mediante l'esibizione di un documento di riconoscimento;
(R)
c) la richiesta e la produzione, da parte
rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori
sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della
formazione dell'atto di nascita. (R)
Articolo 75 (R)
Decadenza dai
benefici
1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 76,
qualora dal controllo di cui all'articolo 71 emerga la non
veridicità del contenuto della dichiarazione, il dichiarante decade
dai benefici eventualmente conseguenti al provvedimento emanato
sulla base della dichiarazione non veritiera.
Articolo 76
(L)
Norme penali
1. Chiunque rilascia dichiarazioni
mendaci, forma atti falsi o ne fa uso nei casi previsti dal presente
testo unico è punito ai sensi del codice penale e delle leggi
speciali in materia.
2. L'esibizione di un atto contenente dati
non più rispondenti a verità equivale ad uso di atto falso.
3. Le
dichiarazioni sostitutive rese ai sensi degli articoli 46 e 47 e le
dichiarazioni rese per conto delle persone indicate nell'articolo 4,
comma 2, sono considerate come fatte a pubblico ufficiale.
4. Se
i reati indicati nei commi 1, 2 e 3 sono commessi per ottenere la
nomina ad un pubblico ufficio o l'autorizzazione all'esercizio di
una professione o arte, il giudice, nei casi più gravi, può
applicare l'interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla
professione e arte.
CAPO
VII
DISPOSIZIONI FINALI
Articolo 77
(L-R)
Norme abrogate
1. Dalla data di entrata in
vigore del presente testo unico sono abrogati: la legge 4 gennaio
1968 n.15; l'articolo 2, comma 15, primo periodo della legge 24
dicembre 1993 n.537; l'articolo 2 commi 3, 4, 7, 9 e 10 e l'articolo
3 commi 1, 4, 5, e 11 come sostituito dall'articolo 2, comma 10
della legge 16 giugno 1998, n. 191, della legge 15 maggio 1997 n.
127; l'articolo 2, comma 11 della citata legge 16 giugno 1998 n.
191; gli articoli 2 e 3 della legge 24 novembre 2000, n.340;
l'articolo 55, comma 3 della legge 21 novembre 2000, n.342.
(L)
2. Sono altresì abrogati: il D.P.R. 10 novembre 1997
n. 513; il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403; il D.P.R. 20 ottobre 1998,
n. 428; i commi 2 e 3 dell'articolo 37 del D.P.R. 30 maggio 1989, n.
223. (R)
Articolo 78 (L-R)
Norme che
rimangono in vigore
1. Dalla data di entrata in vigore del
presente testo unico restano comunque in vigore :
a) le vigenti
disposizioni legislative e regolamentari in materia di trasmissione
delle dichiarazioni fiscali di cui al D.P.R. 22 luglio 1998, n. 322,
al D.P.R. 14 ottobre 1999, n. 542, al D.P.R. 10 marzo 2000, n. 100,
al decreto direttoriale 31 luglio 1998, al decreto direttoriale 29
marzo 2000, al D.M. 31 maggio 1999, n. 164, e le disposizioni di cui
al decreto legislativo 31 marzo 1998, n. 109 concernenti la
dichiarazione sostitutiva unica per la determinazione
dell'indicatore della situazione economica equivalente dei soggetti
che richiedono prestazioni sociali agevolate;;
b) il D.P.R. 26
ottobre 1972, n. 642 in materia di imposta di bollo;
c) gli
articoli 18 e 30 della legge 7 agosto 1990 n. 241;
d ) l'articolo
2, comma 15, secondo periodo della legge 24 dicembre 1993
n.537;
e) le disposizioni in materia di dati personali di cui
alla legge 31 dicembre 1996, n. 675 e ai decreti legislativi
adottati in attuazione delle leggi 31 dicembre 1996, n. 676 e 6
ottobre 1998, n. 344;
f) fino alla loro sostituzione, i
regolamenti ministeriali, le direttive e i decreti ministeriali a
contenuto generale, nonché le regole tecniche già emanate alla data
di entrata in vigore del presente testo unico;
g) tutte le
disposizioni legislative in materia di conservazione di beni
archivistici di cui al capo II del d.Lgs. 29 ottobre 1999, n.
490.
2. Per le forze di polizia, restano in vigore, con
riferimento agli articoli 43, comma 4, 59 e 60, le particolari
disposizioni di legge e di regolamento concernenti i trattamenti di
dati personali da parte delle forze dell'ordine, ai sensi
dell'articolo 4 legge 31 dicembre 1996, n. 675.